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Compte-rendu de la séance d’information AFIP-12-12-2016 / ATI-AFIP / Opérateurs de formation, relative à l’Appel à Propositions « ouvert » du projet AFIP

Participants : Voir liste annexée au présent compte rendu

Lieu de la rencontre : Centre de Formation et de Perfectionnement Professionnels BASILE ONDIMBA

Date : lundi 12 décembre 2016

Heure : 10h30 - 14h45

Déroulement :

  • Propos introductif

Dans son propos introductif, le Régisseur suppléant du projet AFIP, présidant les travaux, a informé les participants que le projet AFIP a déjà organisé deux réunions d’information les 28 novembre et 05 décembre 2016, non sans demander à l’assistance s’il y avait de nouveaux participants dans la salle. Deux personnes se sont manifestées : la représentante du Centre de Formation Professionnelle CAMA St-Joseph et la représentante de l’ONG « Femmes Entreprenantes du Gabon ». Il leur a été signalé que le PowerPoint de présentation leur sera envoyé via mail suite à la réunion.

Poursuivant son propos, Il a tenu à souligner que l’ordre du jour de la réunion se résumerait en un point : passer en revue les annexes et répondre aux questions relatives à la formulation des projets, dont les réponses serviraient à bien renseigner les formulaires de demande de subvention et autres annexes à compléter.

Ensuite, le Régisseur suppléant du projet AFIP a donné la parole au Chef d’équipe de l’ATI-AFIP qui a présenté les documents suivants :

  1. Liste des critères d’éligibilité et pièces justificatives à fournir (en guise d’introduction et de rappel) ;  
  2. Annexe A : formulaire de demande de subvention ;
  3. Annexe B : budget (explication des rubriques et lignes budgétaires y compris le lien avec l’Annexe K – coûts réels Vs coûts simplifiés) ;
  4. Annexe C : cadre logique ;
  5. Annexes D : fiche « entité légale » ;
  6. Annexe E : fiche « signalétique financier »

L’ATI a aussi insisté sur le fait que, suite aux réunions d’information, les demandeurs auront encore  l’occasion de poser des questions, et ce jusqu’au 9 janvier 2017 (21 jours avant la date limite de dépôt des demandes de subvention, le 30 janvier 2017), via les deux adresses mail suivantes : afipgabon2014@gmail.com et afip_subventions@caonfedgabon.com (les deux adresses sont liées), et que toutes les réponses aux questions seront mises en ligne sur le site www.caonfedgabon.com avant le 19 janvier 2017 (11 jours avant la date limite de dépôt des demandes de subvention).

Le Régisseur suppléant du projet AFIP a également demandé aux participants s’ils souhaitaient une réunion d’information supplémentaire.  Bon nombre de participants ayant répondu par l’affirmative, il a été convenu d’organiser une quatrième réunion d’information le vendredi 16 décembre 2016, toujours à la même salle de réunion, au Centre de Formation et de Perfectionnement Professionnels BASILE ONDIMBA.

  • Séance des questions-réponses, dont la substance est donnée ci-après.

Contenu des questions posées par l’auditoire

et des réponses apportées par l’équipe AFIP/ATI-AFIP

  1. Question : Qu’est-ce qu’une note succincte ?

Réponse : La note succincte (partie A du formulaire de demande de subvention) peut être considérée comme le résumé exécutif de l’action proposée. Lorsque vous complétez le formulaire, il faut bien veiller à ce que les informations contenues dans la note succincte ne soient pas en contradiction avec celles contenues dans la proposition complète.

  1. Question : Est-ce que le projet AFIP mettra à disposition des projets des listes de candidats apprenants ? Les jeunes seront-ils préalablement identifiés par le projet AFIP ? Si c’est le cas, les coûts liés à l’activité de sélection des jeunes ne seront pas budgétisés ?  S’il y a une campagne de communication autour de la sélection des jeunes, où trouver les ressources ? 

Réponse : Les demandeurs ont la possibilité d’identifier et de sélectionner les jeunes candidats mais devront respecter la méthodologie de sélection définie par le projet AFIP, en collaboration avec la DGIRS (Direction Générale de l’Insertion et de la Réinsertion Sociale).

A ce stade de la procédure de l’appel à propositions, il n’est pas recommandé de commencer le processus de sélection des jeunes. Pour Libreville, la sélection des apprenants pourra, en parallèle, se faire via la base de données AFIP, établie lors du lancement du programme « un jeune / un métier ».

Concernant les coûts liés à l’activité de sélection des jeunes, ceux-ci peuvent être budgétisés pour prendre en compte, par exemple, les frais inhérents à la mobilisation du personnel qui sera dédié à cette activité (cf. rubriques 1/Ressources humaines ou 6/Autres, annexe B des lignes directrices)

Pour ce qui est de la campagne de communication, le projet AFIP a un prestataire communication et visibilité qui prendra en charge les coûts de diffusion des messages radio, télévision et presse écrite. A l’exception d’une pancarte de visibilité à l’entrée des locaux des demandeurs de subvention, les demandeurs ne sont pas autorisés à budgétiser des activités de communication.

  1. Question : S’il y a une contrainte d’effectifs, supposons qu’un projet n’ait que maximum 50 jeunes à former, l’Union européenne pourrait-elle refuser de subventionner ?  A un coût moyen maximum de 655.957 XAF par apprenant, avec un minimum de 50 millions XAF de subvention UE, il faudrait former minimum 80 jeunes par projet.  Est-ce possible d’atteindre ce nombre minimum ? Est-ce possible d’orienter les jeunes vers des projets proposés si le nombre estimatif de jeunes est trop faible ?

Réponse : Toutes les actions doivent être définies en partenariat avec les opérateurs économiques : ce sont les besoins en main d’œuvre des entreprises qui déterminent le nombre de jeunes à former.  Pour atteindre un nombre plus élevé de jeunes à former, il est indispensable que le demandeur s’associe à un codemandeur (établissement de formation public ou privé disposant de plateaux techniques dans les métiers demandés ou ANE) ayant identifié au préalable d’autres entreprises associées qui ont exprimé des besoins supplémentaires en termes d’accueil d’apprenants, pour les mêmes métiers ou éventuellement pour d’autres métiers.

  1. Question : Quel est le document à annexer au dossier prouvant le partenariat avec les entreprises ?

Réponse : La déclaration d’engagement signée par l’(les) entreprise(s) associée(s).

  1. Question : En ce qui concerne les pièces justificatives, les ONG ne sont pas en mesure de soumettre toutes les pièces : attestation de non faillite, attestation d’impôts (mais plutôt de non-imposition pour les associations), attestation de déclaration des charges sociales.  La majorité des ONG n’ont pas de déclaration à la CNSS.  Que faire ?

Réponse : Les lignes directrices prévoient ce qui suit (voir section 2.4 Soumission des pièces justificatives pour les demandes provisoirement sélectionnées, point 6 à la page 29) : « Les demandeurs, les codemandeurs et les entités affiliées doivent apporter la preuve de satisfaire aux critères d'exclusion 2.3.3 du PRAG 2016 en produisant, à titre indicatif, les documents suivants :

  • Pour les structures privées :
    • Attestation de non faillite (voir Greffe du Tribunal de Libreville)
    • Attestation d’imposition (Direction Générale des Impôts)
    • Attestation de déclaration des charges sociales (CNSS)
  • Pour les ONG :
    • Attestation de non faillite (voir Greffe du Tribunal de Libreville)
    • Attestation de non-imposition
    • Attestation de déclaration des charges sociales pour les ONG qui ont du personnel assujetti à la CNSS. Pour celles qui n’emploient que des bénévoles, une attestation d’exemption de charges sociales délivrée par la CNSS, y compris les statuts et l’organigramme de l’ONG.
  1. Question : Le Centre des Métiers de la Pêche et de l’Aquaculture (CPMA) ne dispose pas de 5 salles de classe à proprement parlé, et comme exigé par les lignes directrices, mais plutôt d’une grande salle de séminaire pour accueillir des formations pour un grand nombre de participants. Que peut-on faire ?  Et qu’en est-il de l’exigence d’une salle informatique ?  Le CMPA n’en a pas.  Est-il possible de financer l’achat d’ordinateurs ?

Réponse : Il faudrait évaluer la capacité d’accueil et/ou examiner si cet espace peut éventuellement être compartimenté en 5 salles de classes modulables. L’achat d’ordinateurs ne sera autorisé que si des ordinateurs sont nécessaires et en lien direct avec les programmes de formation.

  1. Question : Dans le formulaire de demande de subvention, peut-on mettre le texte à insérer dans d’autres caractères, par exemple, en italique ?

Réponse : Non, tout en Arial 10 comme indiqué dans les instructions du formulaire.

  1. Question : Dans le formulaire de demande de subvention, point 2.1.2, « si l’action s’inscrit dans le cadre d’un programme plus vaste, veuillez décrire comment l’action s’y insère ou, le cas échéant, comment la coordination est assurée avec ce programme ou avec un éventuel projet planifié (veuillez exposer les synergies potentielles avec d’autres initiatives, notamment de l'Union européenne); », comment répondre à cette question ?

Réponse : S’il y a prolongation d’une action existante, il faut donner les éléments de justification. Si ce n’est pas le cas, la réponse est « sans objet ».

  1. Question : Expliquer ce qu’est une entité affiliée ?  

Réponse : Une entité affiliée, selon les lignes directrices, est une entité liée structurellement aux demandeurs (le demandeur chef de file ou un codemandeur) sur le plan capitalistique (lien du point de vue du capital) ou juridique (voir point 2.1.2, page 9 des lignes directrices).

Ce lien recouvre ou renvoie à deux notions :

  • La notion de contrôle, c’est-à-dire qu’une entité affiliée à un demandeur peut donc être :

* Une entité contrôlée directement ou indirectement par le demandeur (filiale ou filiale de premier rang) ou contrôlée par une entité elle-même contrôlée par le demandeur (sous-filiale ou filiale de deuxième niveau).

* Une entité contrôlant directement ou indirectement le demandeur (maison mère). De la même façon il peut s’agir d’une entité contrôlant une compagnie contrôlant le demandeur;

* Une entité au même niveau de contrôle direct ou indirect que le demandeur (sociétés sœurs).

  • La notion d’adhésion, c’est-à-dire que le demandeur est juridiquement défini comme par exemple un réseau, une fédération ou une association) à laquelle l’entité affiliée participe, ou le demandeur participe à la même organisation (par exemple un réseau, une fédération

Pour plus de détails, se référer aux lignes directrices.

Pour rappel, les lignes directrices ne rendent pas obligatoire d’avoir une entité affiliée.

  1. Question : Par rapport au début de l’action, à quelle date peut-on commencer les mois du planning (voir annexe A, partie B, point 2.1.3 Plan indicatif pour la mise en œuvre de l’action du formulaire de subvention) ?

Réponse : Il n’est pas nécessaire de préciser les mois du planning ; prière de laisser les  mentions des mois de 1 à 12.  Le mois 1 sera déterminé en fonction de la date de signature des contrats de subvention, prévue initialement pour le 10 avril 2017.

  1. Question : Est-il nécessaire de soumettre le dossier sur clef USB / CD Rom ?

Réponse : Oui, sur clef USB / CD Rom ainsi qu’un original papier et 4 copies.

  1. Question : peut-on supprimer des lignes du budget qui ne peuvent être renseignées ?

Réponse : Il est préférable de ne pas les supprimer mais d’indiquer la mention « sans objet ».

  1. Question : Comment peut-on budgétiser le personnel technique, les formateurs par exemple ?

Réponse : Il y a plusieurs façons de budgétiser : par heure, par jour, par mois, à temps plein ou à temps partiel, suivant que les formateurs sont des vacataires ou des employés. Ils peuvent être budgétisés en coûts réels (sur facture) ou en coûts simplifiés (selon les pratiques administratives et financières généralement appliquées par chaque organisation).

  1. Question : Pour justifier les montants de certains coûts récurrents, est-ce qu’il est possible de joindre des factures récentes au lieu de proforma ?

Réponse : Oui.

  1. Question : Comment justifier le coût du loyer ?

Réponse : Fournir une copie du contrat de bail et les quittances. Mais, sur la base du principe de répartition, seul un pourcentage du loyer peut être budgétisé, et ce, en fonction du volume d’activités que représente l’action subventionnée par l’UE par rapport à l’ensemble des programmes mis en œuvre par l’organisation.

  1. Question : Si les services d’une institution extérieure sont nécessaires, peut-on les budgétiser ?

Réponse : Il est possible de les budgétiser sur la rubrique budgétaire « autres », point 6 du budget. Et il est nécessaire de dûment justifier ce besoin dans la seconde feuille de calcul du budget « justification ».

  1. Question : Maximum 2% du budget pour la vérification des dépenses, est-ce que cela signifie que le vérificateur va prester en connaissance de ce montant ?

Réponse : Le montant maximum de 2% est une norme prescrite par l’UE.  Il est de la responsabilité de chaque demandeur de recruter le vérificateur avec lequel il faut négocier en tenant compte du montant maximum du marché.

  1. Question : Peut-on utiliser le commissaire aux comptes de notre structure comme auditeur/vérificateur ?

Réponse : Le vérificateur doit être externe et indépendant.

  1. Question : Des coûts de communication comme des flyers, stylos, pause-café à des séminaires, etc. peuvent-ils être pris en charge par le prestataire de communication AFIP ?

Réponse : Le prestataire de communication AFIP ne peut pas prendre en charge ces coûts. De plus, à l’exception d’une pancarte de visibilité à l’entrée des locaux des demandeurs de subvention, les demandeurs ne sont pas autorisés à budgétiser des activités de communication.

  1. Question : La remise d’attestations a un coût. Où peut-on insérer ce coût dans le budget ? Et pour l’impression des attestations ?

Réponse : Eventuellement dans la rubrique « Autres » mais attention à l’évaluation des coûts, car les coûts de l’action doivent porter prioritairement sur les activités de formation et d’insertion. Il est recommandé de budgétiser des coûts raisonnables voir faibles pour ce type d’activités. Si ces coûts sont trop élevés, vous prenez le risque que votre dossier soit purement et simplement rejeté. Pour l’impression des attestations, il est possible de budgétiser sur la ligne « fournitures de bureau » (encre, papier, etc.).

  1. Question : Sur la durée du projet, peut-on programmer deux sessions de formation de 5 mois par exemple ?

Réponse : Il est envisageable de former deux cohortes successives de 5 mois sur 10 mois de formation.

  1. Question : Quel est le temps minimum de formation ?

Réponse : C’est à chaque demandeur de définir le temps de formation nécessaire en collaboration avec des entreprises associées et en fonction des référentiels de formation. Toutefois, le minimum par cohorte est de 3 mois et demi (référence est faite à la troisième modalité pédagogique indiquée dans les lignes directrices : « les sessions de préparation professionnelle en centre de formation professionnelle (2 à 4 semaines de formation théorique et pratique, ainsi que l’utilisation de l’outillage et les normes Hygiène Sécurité Environnement) avant immersion en entreprise (pour une durée minimale de 3 mois). » (Voir lignes directrices, section 2.1.4 Actions éligibles, point Type d’activité, à la page 12).

  1. Question : Le bilan / l’évaluation se fait-il à la fin du projet ?

Réponse : Le bilan se fait en fin de projet, cependant, les projets bénéficieront d’un appui permanent du projet AFIP et de l’ATI pendant la mise en œuvre sur les volets pédagogique, managérial et financier/comptable.

  1. Question : La durée de la phase de préparation de l’action peut-elle excéder un mois ?

Réponse : La durée de préparation de l’action peut excéder un mois surtout quand il y a des achats d’équipements (pro-forma, achats, installation) et une adaptation des référentiels de formation.

  1. Question : L’équipe AFIP peut-elle proposer un modèle de déclaration d’engagement, déclaration que doivent signer les associés ?

Réponse : Le projet AFIP en proposera un.

  1. Question : La vérification des dépenses se fait-elle pendant ou à la fin de l’action ?

Réponse : Pendant toute la période de mise en œuvre des actions.

  1. Question : Est-il nécessaire de sortir le coût de l’assurance des apprenants du budget de l’action puisque le contrat d’assurances sera géré par le projet AFIP ?

Réponse : Il faut maintenir cette ligne budgétaire dans les budgets de toutes les actions,  même si ces budgets seront mutualisés pour financer le contrat du service Assurances, géré par le projet AFIP, et qui annonce un coût approximatif de XAF 2000 par apprenant (coût communiqué par la Direction Nationale des Assurances du Ministère du Budget, suite à une séance entre la DNA et le projet AFIP au bureau AFIP le 24 juin 2016).

  1. Question : Quelle est la fourchette autorisée pour le montant de l’allocation mensuelle des apprenants ?

Réponse : Les lignes directrices n’indiquent pas de plancher ni de plafond. Le montant choisi est laissé à l’appréciation des demandeurs. Toutefois, tel qu’indiqué dans les lignes directrices (section 2.1.4 actions éligibles, note de bas de page n°17 à la page 15) : « Le total du budget dédié au paiement des indemnités mensuelles ne peut dépasser 20% du budget global de la subvention de l’UE ».

  1. Question : Dans le modèle de budget, où apparaissent les frais bancaires ?

Réponse : A budgétiser sur la ligne 5.6 du budget : « Services financiers (coûts de garantie bancaire, etc.) ».

  1. Question : Comment les apprenants percevront-ils leur allocation mensuelle ?

Réponse : En l’absence d’indication dans les lignes directrices, le projet AFIP recommande que chaque bénéficiaire de subvention ouvre un guichet spécial à sa banque (mise à disposition) ; les apprenants y toucheront leur allocation mensuelle sur la base des listes d’apprenants qui auront droit, en tout ou en partie, à leur allocation mensuelle et ce sur la base des listes de présences des apprenants en CFP et en entreprise. 

  1. Question : Doit-on préciser les rythmes d’alternance dans les demandes de subvention ?

Réponse : Il est nécessaire de les mentionner.

  1. Question : Quelles mesures peut-on prendre face aux risques de déperdition / abandon ?

Réponse : Pour palier ce risque, veiller à assurer, en amont, une bonne orientation professionnelle des jeunes (valider le choix du métier, aptitudes des jeunes et leur motivation). Un travail de sensibilisation peut être effectué par les formateurs tout au long du parcours de formation.

  1. Question : Existe-t-il un processus de sélection des apprenants pour réduire les cas d’analphabétisation ?

Réponse : Il existe une méthodologie de sélection des apprenants validée par le Ministère. Néanmoins, concernant le recrutement des candidats auquel il est fait allusion, Il faut faire preuve de flexibilité : tout dépend du métier choisi. Pour certains métiers, moyennant des modules d’alphabétisation fonctionnelle (français, mathématiques appliquées au métier choisi), il est envisageable de former des analphabètes.

  1. Question : Combien de fois peut-on être codemandeur ?

Réponse : Tel qu’indiqué dans les lignes directrices, une organisation peut bénéficier d’une seule subvention en tant que demandeur et d’une seule subvention en tant que codemandeur, et ce, dans des projets différents. (Voir Lignes directrices, section 2.1.4 actions éligibles, point «  Nombre de demandes et de subventions par demandeur/entité affiliée », page 17).

  1. Question : Les activités réalisées par une ONG peuvent-elles être illustrées par des photos à joindre au dossier pour justifier la preuve de capacité à mettre en œuvre des actions similaires ?

Réponse : Oui.

  1. Question : Peut-on être assisté dans l’exercice consistant à renseigner les formulaires ?

Réponse : Pour cet appel à propositions, le projet AFIP n’est pas autorisé à organiser des sessions de formation ; seules des séances d’information publiques sont organisées.

Commencée à 10h30, la séance a pris fin à 14h45.

La prochaine séance d’information a été fixée au vendredi 16 décembre 2016 à 10h00, toujours au Centre de Formation et de Perfectionnement Professionnels BASILE ONDIMBA.

Pour le projet AFIP,

Jeanne Chantal BALOUKI épouse NDONG

Rapporteur de séance

 

 

 

13 / 01 / 2017
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